Onboarding e offboarding di un dipendente

L’onboarding e l’offboarding dei dipendenti non dura solo un giorno

Trucchi per ridurre i costi del turnover aziendale

Scritto il 29 agosto 2018 • Ivanti, RES Software

Sai che:

  • il 24% dei dipendenti ha ancora accesso ai dati aziendali dopo aver lasciato l’azienda (fonte Ponemon istitute)
  • il 22% del turn-over del personale avviene nei primi 45 giorni di lavoro (fonte Federal Managment partner)

La principale causa di questi dati è che il complesso e critico processo di onboarding e offboarding dei dipendenti viene dato in carico a più persone e senza una vera visione d’insieme. Se nessuno ha veramente in carico questi processi, chi può garantire che i dipendenti abbiano gli strumenti di cui hanno bisogno per essere produttivi sin dal primo giorno di lavoro?
Chi garantisce che l’accesso ai dati dell’azienda vengano revocati immediatamente quando i dipendenti vanno via, proteggendo l’azienda da rischi potenzialmente gravi per la propria sicurezza?

Processo di off-boarding

Il punto di vista dell’Azienda

L’accoglienza del nuovo dipendente è normalmente in carico a chi si occupa delle risorse umane e prevede che il nuovo arrivato sia operativo su tutto il prima possibile, questo si traduce da un punto di vista IT in:
preparazione del suo PC, creazione casella di posta, applicazione dei ruoli, permessi, accesso ai programmi, ecc.
Per queste attività nella realtà delle aziende servono spesso giorni… a volte anche settimane!

Il punto di vista dell’IT manager

L’onboarding per il reparto IT aziendale spesso inizia con la temuta chiamata, ovviamente di lunedì mattina:

Ho dimenticato di dirti, Mario Rossi inizia oggi. Per favore fai in modo che sia operativo il prima possibile e che abbia lo stesso set up degli altri membri del team.

Il reparto IT fa del suo meglio per indovinare ciò che è necessario, ben sapendo che per tutta la settimana sarà un susseguirsi di ticket di richieste di aggiustamenti e modifiche.

Si stima che siano circa 10 i ticket di supporto informatico aggiuntivi che vengono generati verso il reparto IT nella prima settimana di lavoro.  Questi ticket sono per impostare il giusto livello di accesso alle applicazioni aziendali, stampanti e driver, configurazioni personalizzate delle firme, immagini del profilo e molto altro ancora.

La media è dai 7 ai 10 giorni, solo per accedere agli strumenti e alle applicazioni di cui si ha bisogno per lavorare bene.

Il punto di vista del CEO

Il furto di dati aziendali, anche molto tempo dopo, da parte di ex dipendenti è purtroppo ancora elevato.
l reparto IT deve individuare il giusto equilibrio tra facilità di accesso alle applicazioni e ai dati necessari, e protezione dell’azienda dall’esposizione ai rischi.
Il reparto IT deve poter concedere le autorizzazioni di accesso necessarie in automatico fin dal primo giorno di assunzione in base a specifici criteri,  adattarle ai ruoli futuri del dipendente, fino a quando non lascia l’azienda.
Questi  processi devono essere documentati, ripetibili e verificabili.

Il punto di vista di Serverlab: l’automazione è la soluzione

L’automazione riduce i costi ed azzera l’errore umano.

Come?

  • Automatizzare la creazione della postazione di lavoro utente: creare utenti, caselle di posta, permessi di accesso ai dati, installazione di software con un semplice click (anche da chi non è un tecnico)
  • Automatizzare la rimozione delle postazioni di lavoro utente: quando il dipendente va via basta un click per togliere i permessi di accesso e tutto quello che lo riguarda
  • Automatizzare le transizioni; i cambi ruolo e mansione degli utenti vengono gestiti con un click

Con quale strumento?

Noi di Serverlab siamo Partner Ivanti/Res da molti anni,  crediamo fortemente che l’Automation Manager di  IVANTI  permetta alle aziende di aumentare la produttività degli utenti liberando gli IT manager dall’onere della loro gestione. Non per nulla questo è un componente che non manca mai nelle nostre Citrix Farm.

Per saperne di più su questa tecnologia la cosa migliore è partire dalla pagina che le abbiamo dedicato qui  e guardare i video ed il caso di successo del Consorzio di Bonifica Renana e contattarci.

Serverlab