Quanto Costa Office 365? Facciamo Chiarezza sulle Licenze Microsoft 365

Ancora una volta Microsoft ha cambiato nomi e funzionalità dei suoi prodotti Office 365. Ora si chiamano Microsoft 365. La confusione è aumentata, cerchiamo di fare chiarezza.

Cos’è Office 365 e che cosa è Microsoft 365

Microsoft iniziò a offrire servizi online per il suo prodotto Office nel 2011. Il lancio sembrò in punta di piedi, quasi “decorativo”. I clienti Microsoft erano abituati a comprare licenze, non servizi e il cloud di Microsoft, Azure, era partito solo l’anno prima. 

Non fu immediatamente chiaro per i clienti aziendali di Microsoft che Office 365 avrebbe offerto servizi online che entravano in competizione con quelli tradizionalmente venduti da Microsoft, cioè licenze Office da installare sui PC. Ancor meno chiaro che il server postale più diffuso nelle aziende, Microsoft Exchange, avrebbe trovato un concorrente interno proprio su Office 365.

Microsoft ora invece si proponeva tutto questo: licenze vendute in abbonamento e servizi erogati dal cloud.

L’evoluzione dei servizi di posta elettronica in cloud di Microsoft

Exchange Online, il servizio di posta elettronica in cloud, fu incluso fra i servizi Office 365.

Nei primi anni dal lancio, la posta elettronica online di Microsoft non si diffuse molto; Exchange Online era basato su Exchange 2010 e la gestione in cloud non era proprio un gioiello della tecnologia anche perché la multi-tenancy (gestione di più clienti paganti su una stessa infrastruttura) era stata appiccicata sopra un prodotto nato per l’installazione mono-cliente in azienda.

Google era stato più bravo, già dal 2006 aveva iniziato a vendere servizi di posta elettronica su dominio aziendale, perfettamente multi-tenant.

Nel 2014 Microsoft rilascia Exchange 2013 Service Pack 1 in cui il nuovo protocollo di comunicazione MAPI era finalmente pensato per semplificare la configurazione e l’accesso all’email in cloud da parte di Outlook. 

Prima di quella versione collegare Outlook ad un Exchange non dico in cloud, anche solo su una sede esterna era una bella rogna: si usava l’RPC su HTTPS e si smanettava parecchio, era più semplice collegare un iPhone allo stesso Exchange! Questo la dice lunga su cosa pensasse Microsoft fino a quel momento riguardo ai servizi Exchange in cloud.

Ora invece, il nuovo Exchange Online basato sul nuovo Exchange 2013 determinava una svolta di semplificazione.

Il fuoco amico di Microsoft

Mentre si andava affermando il servizio di posta elettronica online, Microsoft spingeva con forza la comunicazione riguardo le licenze Office a canone, Office 365. Ora i clienti potevano scegliere fra:
1) licenze da scaffale “a scatola colorata”
2) multi-licenze cartacee a volume (Open Value)
3) Office 365

Confrontando i prezzi c’era da avere il mal di testa: era chiaro che Microsoft stava cercando di spostare il suo business su un fatturato ricorrente, ma quale licenza conveniva?

Le licenze acquistate come bene strumentale erano aumentate di prezzo mentre quelle a canone sembravano più economiche. Microsoft creava una specie di concorrenza interna fra i suoi prodotti.

Per aiutare i clienti a scegliere, in Serverlab abbiamo tenuto questa linea: se il cliente riteneva che le licenze Office andassero rinnovate entro i 4 anni, conveniva la licenza Office 365, se pensava di mantenere la suite Office per un tempo superiore ai 4 anni le licenze tradizionali “a cespite” erano più vantaggiose.

Effetti positivi di Office 365

Piacque molto alle aziende il non doversi più preoccupare della mole crescente di dati delle caselle. Facciamo un esempio: se necessito di 50 caselle su Exchange Online ottengo anche nel canone 250 GB di spazio dati. Mentre 50 caselle sul mio Exchange aziendale determinano un grosso costo di storage e di backup. 1 TB o più di dati email diventano un vero incubo quando si deve assicurarne la consistenza dei dati.

Nello stesso tempo la vera sfida era diventata la continuità operativa: il servizio email server non poteva essere messo in manutenzione o spento per più di mezz’ora senza che succedesse il finimondo.

Dal 2015 la qualità dei servizi Exchange Online migliorò progressivamente e il downtime del servizio postale si ridusse a poche ore all’anno; calò di conseguenza la vendita di licenze Exchange da installare in azienda perché era aumentata la fiducia nei servizi online di Microsoft.

Google G Suite aumenta i prezzi

In quegli anni molte aziende che avevano scelto l’email di Google G Suite si ritrovarono con due problemi da gestire: se lasciavano usare Outlook avevano dei problemi con il protocollo IMAP di Google che impone una cache completa e non progressiva; se per risolvere i problemi di configurazione imponevano l’utilizzo del browser Chrome, si beccavano il malcontento degli utenti abituati ad Outlook.

Nel frattempo Exchange 2016 in cloud era estremamente affidabile e facile da gestire.

Il colpo di grazia venne nel 2019 quando Google decide di raddoppiare il costo di una casella “business”: le aziende trovarono un motivo in più per migrare su Exchange Online di Office 365.

Quanto costa Office 365: un’offerta ricca ma confusa

L’offerta Office 365 è ricca e prevede:

• Licenze Office per tutte le piattaforme
• Exchange Online (da 50 GB a casella in su)
• OneDrive (concorrente a Google Drive e DropBox) 
• TEAMS (evoluzione di Skype)
• SharePoint (portale documentale)
• Yammer (portale social aziendale)
• Bookings (gestione prenotazioni online)
• PowerBI (business intelligence)

questo per citare i principali servizi.

Nonostante le migliori intenzioni di Microsoft per aumentarne le vendite, la confusione su nomi, piani tariffari e funzionalità incluse regna sovrana. 

I clienti ancora si chiedono se Office365 consenta di installare davvero le licenze Office oppure sia un servizio che si usa online come le Google Apps.

Allo stesso modo non è chiaro quale versione serve acquistare per installare la suite Office su un Terminal Server (Remote Desktop Service Host). Per dirimere la matassa ho fatto una tabellina, ma prima c’è l’ultimo colpo di scena.

Quanto costa Microsoft 365: nomi nuovi, stessi prodotti

Nel 2020 Microsoft ha deciso di cambiare nome a Office 365 in Microsoft 365. Dentro al nome c’è di certo la visione strategica di portare l’azienda tutta intera e non solo le applicazioni Office sul cloud di Microsoft, Azure.

In questo schema riassumo prodotti, prezzi e caratteristiche dei piani più frequentementi richiesti:

Nome prodotto	Licenze d’uso incluse	Servizi inclusi	Canone utente/mese*	Sistemi operativi compatibili **
Microsoft Exchange online Plan1	–	Microsoft Exchange Online con casella di 50 GB	3,40 €	–
Microsoft Exchange online Plan2 ***	–	Microsoft Exchange Online con casella di 100 GB	6,70 €	–
Microsoft 365 Business Basic (ex Office 365 Business Essentials)	–	Microsoft Exchange Online Plan 1, OneDrive da 1 TB, SharePoint, Teams	4,20 €	–
Microsoft 365 Apps for Business (ex Office 365 Business)	Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Publisher, Access, Outlook	Microsoft OneDrive da 1 TB	8,80 €	Compatibile con Windows 10 o versioni successive
Microsoft 365 Business Standard (ex Office 365 Business Premium)	Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Publisher, Access, Outlook	Microsoft Exchange Online Plan 1, OneDrive 1 TB, SharePoint, Teams	10,50 €	Compatibile con Windows 10 o versioni successive
Microsoft 365 Apps for Enterprise (ex Office 365 ProPlus)	Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Outlook	Microsoft Teams, Onedrive 1 TB	12,80 €	Windows 10, Windows 8.1, Windows Server 2019, Windows Server 2016

Portabilità delle licenze Microsoft 365

Le licenze Microsoft 365 non sono legate al dispositivo, ma all’utente; quindi hanno il grande vantaggio della portabilità: l’utente può installare le licenze su 5 PC o Mac dispositivi diversi. 

Serverlab è CSP di Livello 1 con rapporto diretto con Microsoft, pertanto i nostri clienti possono usare le applicazioni Microsoft 365 sui servizi erogati dal datacenter Serverlab quale Safetycloud Virtual Desktop.

Come si accede ai servizi online

Il link di accesso è cambiato nel tempo e in molti si sono confusi fra i servizi live.com che derivano dal vecchio servizio gratuito Hotmail e l’accesso aziendale. Microsoft ha poi acquistato il dominio Office.com semplificando la vita agli utenti.

Ai servizi Microsoft 365 ora si accede da
https://Office.com

Concludendo, noto qualche difetto

Concludo nel mio stile, lamentando qualche difetto di Office:

1. Microsoft Office è bello, ma caro. È assurdo che in Italia, fatte le debite proporzioni, il listino sia più costoso di quello USA
2. Office su Mac, anche nella versione 2019 rimane sempre peggiore del suo omologo per PC per via di bachi presenti e scarsa usabilità
3. Exchange Online è un servizio fantastico, ma privo di restore; quando i clienti se ne accorgono è sempre troppo tardi
4. su Microsoft Outlook non si trova mai un tubo, i clienti lo sanno benissimo

PS: per i punti 1. e 2. non ci possiamo fare nulla.
Per i punti 3. e 4. la soluzione esiste, è LibraESVA MailArchiver.