Liberi professionisti, piccole aziende e privati hanno utilizzato da sempre i servizi email in esterno. L’email gestita da provider esterni, prima che si chiamasse cloud, l’hanno offerta gli Internet service provider piccoli e grandi. Si trattava di una email semplice, in protocollo POP3, senza il servizio di sincronia fra i dispositivi. Bastava il semplice servizio di casella email.
Ancora oggi gli utenti non hanno chiaro cosa sia la “sincronia tra i dispositivi”. Per sincronia fra i dispositivi si intende, ad esempio:
Microsoft ha offerto questa sincronia tra dispositivi fissi e mobili dal 2004, quando uscì Exchange Server 2003SP1 col nuovo protocollo MAPI che consentiva di fare… quello che il Blackberry faceva da anni.
Google iniziò a fare lo stesso offrendo Gmail col protocollo IMAP.
Quando Google offrì Gmail for Business che consentiva di utilizzare l’ottima casella Gmail sul proprio dominio aziendale con sincronia tra i vari dispositivi grazie al protocollo IMAP, le aziende iniziarono a pensare che ci si poteva liberare dei server postali presenti in azienda. Di lì a poco Microsoft offrì Exchange Online mentre Google offriva gratuitamente Gmail a scuole ed enti pubblici, nel 2011 la municipalità di San Francisco spostò tutte le sue caselle postali su Exchange Online. In questa lotta serrata per offrire servizi postali di alto livello le aziende iniziarono a considerare seriamente l’ipotesi di abbandonare i loro server postali interni a favore di Gmail for Business, oggi chiamato G Suite oppure Microsoft Exchange Online, poi divenuto Office365.
Il vantaggio di liberarsi dei servizi postali gestiti all’interno della propria azienda è evidente: un servizio divenuto essenziale viene spostato sulle spalle di un grosso provider (Microsoft o Google) in maniera di togliersi una grossa responsabilità a fronte di costi certi. Lo svantaggio è che se si ha poca banda internet e molte caselle da gestire, il server postale interno… è troppo comodo e performante per abbandonarlo. Così le aziende stanno ancora valutando se conviene porre o no l’email in outsourcing.
Microsoft Outlook è di gran lunga il client di posta elettronica più amato dagli utenti di tutto il mondo. Se proponi ad un utente che usa Outlook di usare il browser o un altro email client, probabilmente avrai un nemico in più. Siccome gli utenti amano usare Outlook e gli IT manager non vogliono scoprire di avere improvvisamente centinaia di nemici, se passano l’azienda su Gmail continueranno a far usare Outlook. Ancor di più se hanno Exchange in casa e passano a Exchange Online: gli utenti stanno già usando Outlook con Exchange ed hanno le migliori prestazioni email del mercato, figuriamoci se passano ad utilizzare un browser per leggere posta e calendari.
Mettiamo assieme questi tre ingredienti:
e cosa abbiamo?
Il cliente più arrabbiato del mondo.
Succede questo: se si utilizza un servizio postale esterno come Gmail o Exchange Online, quando Outlook viene aperto deve ricreare l’indice delle email per mostrarmele in maniera veloce. Questo indice può essere statico, come quello che si usa sui PC portatili oppure dinamico. Peccato che se uso un indice dinamico e ho poca banda internet, Outlook risulterà estremamente lento sia ad aprirsi che a spostarsi fra le caselle di posta e fra le varie email. Se invece si tenta di usare l’indice statico… il Terminal Server, XenApp o altra tecnologia Virtual Desktop può presentare gravissimi problemi, fino ad andare in crash. Per i più tecnici: Outlook crea una memoria cache grande quanto tutta la casella; se viene posta su un disco di rete non funziona più, non effettua più le ricerche. Se si mette su un profilo locale, addio prestazioni, addio scalabilità; neppure Citrix Profile Manager risolve questo bug.
Quando emerse questo problema nessuno pareva essersi posto neppure la domanda: come risolvere questo bug? Ricordo di aver chiesto ad un dipendente Citrix, un senior engineer, come potevo far funzionare XenApp con Gmail o Exchange Online: mi guardò come se gli stessi chiedendo dove parcheggiare l’astronave. Pensai quindi che chi utilizzava queste tecnologie avesse a disposizione talmente tanta banda da non porsi il problema. Mi sbagliavo. Come ho potuto verificare durante alcuni viaggi, il problema risultava sentito anche all’estero.
Nel 2015 una startup americana, la Fslogix, ha immesso sul mercato un software che è in grado di creare una cache memory dinamica per Outlook. In pratica il software riesce a colmare il gap fra Outlook e il sistema postale in cloud dando l’impressione all’utente di avere un server postale a pochi passi. Funziona su Citrix XenDesktop, Citrix XenApp, Microsoft Remote Desktop Service / Terminal Server, VMware Horizon. L’utente Virtual Desktop può finalmente decidere liberamente quale provider di posta servirsi senza privarsi delle gioie digitali offerte da Outlook.
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