Condividi i listini con gli agenti

Come condividere documenti aziendali con commerciali e agenti

File sharing aziendale: pdf, power point e excel distribuiti in totale sicurezza

Scritto il 31/10/2016 • Sicurezza informatica, System integration

File sharing aziendale: pdf, power point excel e compagnia bella, distribuiti in totale sicurezza

Quando si parla di documentazione aziendale da distribuire a personale interno o agenti, si hanno principalmente 3 preoccupazioni:

  • distribuzione;
  • impiego;
  • sicurezza.

Serve molto di più di un DropBox Aziendale

Condividere i file aziendaliÈ già difficile far usare gli strumenti aziendali come i power point, le brochure, i listini, le infografiche ai propri colleghi, figuriamoci cosa può voler dire farli usare agli agenti.
I colleghi hanno le loro piccole priorità da seguire ma alla fine, navigando sulla nostra stessa barca, gli strumenti li devono usare (spontaneamente o no). Ma gli agenti no.

Gli agenti hanno una loro vita in cui noi entriamo solo per una piccola parte. Il rapporto è un po’ figlio della percentuale di fatturato che loro fanno con noi. Anche quando rappresentiamo una percentuale importante, non saranno coinvolti come i nostri commerciali, se non in casi particolari.
Talvolta si giustificano dicendo che “non hanno gli strumenti per vendere” e noi proviamo a fornirglieli: brochure, power point, presentazioni fatte apposta per il loro mercato.

Ma poi siamo sicuri che li useranno? Siamo certi che presentino bene i nostri prodotti? Possiamo mettere la mano sul fuoco sul loro livello di commitment?

Quali file un’azienda vorrebbe condividere con i propri agenti e venditori?

I file che può essere utile condividere con venditori e agenti sono molteplici. Eccone solo alcuni:

  • Power point e Keynote (presentazioni corporate, presentazioni di prodotto…)
  • Excel (listini, configuratorim ecc…)
  • Immagini (foto di prodotti, foto delle unità produttive, di installazioni presso i clienti, ecc…)
  • Pdf (brochure, contratti, template, cheatsheet, casi di successo, ecc…)
  • Disegni progettuali
  • Video  (aziendali o di prodotto)i
  • Word (contratti, bozze di offerta, ecc…)
  • e molti, moltissimi altri…

Chiaramente l’elenco potrebbe continuare. Tutti file, che nessuna azienda ha piacere vadano in giro o arrivino in mano ai concorrenti.

DropBox alle aziende non piace: vogliono qualche cosa di più

Condividere File Aziendali: come fare?
Le aziende prendono spesso in considerazione la possibilità di distribuire questi file attraverso l’impiego di Dropbox.
Si apre una cartella, la si riempie di file, la si condivide e i file raggiungeranno gli agenti.
Facile, veloce ed economico, peccato che non sia sicuro e che non dia alcun riferimento di controllo.
Perché tornano gran parte dei dubbi che si hanno spedendo la documentazione aziendale via email. Spedire un file zip è facilissimo Condividere documenti aziendaliesattamente come caricare i file su Dropbox, ma anche gli interrogativi rimangono:

  • il mio agente sarà leale o consegnerà i documenti al prossimo concorrente con cui vorrà lavorare?
  • li lascerà al cliente perdendo il controllo della distribuzione dei file riservati?
  • avrà l’ultima versione o si ostinerà ad usare la prima che ha ricevuto andando a mostrare cose obsolete e inesatte?
  • il mio agente li userà i file che gli consegno oppure li ignorerà?

Questa era un’esigenza comune ai nostri clienti e abbiamo deciso di lavorarci. Così è nato Safetycloud BOX.

Quali problemi risolve?

Distribuzione

Distribuire i file (listini, pdf, power point, excel, ecc…) a tutti diventa semplice come con i più comuni sistemi di file sharing (DropBox & Co.). Carichi i file sulla piattaforma e nei PC degli agenti vengono copiati appena il PC si connette a Internet. Gli aggiornamenti faranno sparire le vecchie versioni, in modo da far usare sempre la versione aggiornata degli strumenti che l’azienda vorrà fornire

Sicurezza

I dati di quei file restano legati all’account dell’agente, un account rigorosamente sotto il controllo dell’azienda. In ogni istante sarà possibile rimuovere un utente e la piattaforma si preoccuperà di rendere inaccessibili i file rimasti sul device (pc, tablet, smartphone…).
Safetycloud Box permette di verificare chi usa e accede ai documenti. Permette quindi di comprendere il commitment reale di un agente, quanto lavora per voi, quante volte vengono riesce a mostrare i vostri power point a potenziali clienti, quante volte si forma con le risorse che gli avete fornito. Inoltre la piattaforma è dotata di un sistema di reportistica completo in grado di soddisfare le necessità di analisi di queste informazione che hanno normalmente i manager e la direzione commerciale.

Questo innovativo DropBox Aziendale “on steroids” funziona su tutte le piattaforme?

Safetycloud BOX funziona su:

  • PC Windows 32 e 64 bit
  • MAC OS X
  • Smartphone Apple e Android
  • Tablet Android e iOS
  • VDI
  • Citrix XenApp
  • VMware Horizon

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