Come condividere documenti aziendali con commerciali e agenti

 

File sharing aziendale: pdf, power point excel e compagnia bella, distribuiti in totale sicurezza

Quando si parla di documentazione aziendale da distribuire a personale interno o agenti, si hanno principalmente 3 preoccupazioni:

• distribuzione;
• impiego;
• sicurezza.

Serve molto di più di un DropBox Aziendale

È già difficile far usare gli strumenti aziendali come i power point, le brochure, i listini, le infografiche ai propri colleghi, figuriamoci cosa può voler dire farli usare agli agenti.
I colleghi hanno le loro piccole priorità da seguire ma alla fine, navigando sulla nostra stessa barca, gli strumenti li devono usare (spontaneamente o no). Ma gli agenti no.

Gli agenti hanno una loro vita in cui noi entriamo solo per una piccola parte. Il rapporto è un po’ figlio della percentuale di fatturato che loro fanno con noi. Anche quando rappresentiamo una percentuale importante, non saranno coinvolti come i nostri commerciali, se non in casi particolari.
Talvolta si giustificano dicendo che “non hanno gli strumenti per vendere” e noi proviamo a fornirglieli: brochure, power point, presentazioni fatte apposta per il loro mercato.

Ma poi siamo sicuri che li useranno? Siamo certi che presentino bene i nostri prodotti? Possiamo mettere la mano sul fuoco sul loro livello di commitment?

Quali file un’azienda vorrebbe condividere con i propri agenti e venditori?

I file che può essere utile condividere con venditori e agenti sono molteplici. Eccone solo alcuni:

• Power point e Keynote (presentazioni corporate, presentazioni di prodotto…)
• Excel (listini, configuratorim ecc…)
• Immagini (foto di prodotti, foto delle unità produttive, di installazioni presso i clienti, ecc…)
• Pdf (brochure, contratti, template, cheatsheet, casi di successo, ecc…)
• Disegni progettuali
• Video (aziendali o di prodotto)i
• Word (contratti, bozze di offerta, ecc…)
• e molti, moltissimi altri…

Chiaramente l’elenco potrebbe continuare. Tutti file, che nessuna azienda ha piacere vadano in giro o arrivino in mano ai concorrenti.

DropBox alle aziende non piace: vogliono qualche cosa di più

Le aziende prendono spesso in considerazione la possibilità di distribuire questi file attraverso l’impiego di Dropbox.
Si apre una cartella, la si riempie di file, la si condivide e i file raggiungeranno gli agenti.
Facile, veloce ed economico, peccato che non sia sicuro e che non dia alcun riferimento di controllo.
Perché tornano gran parte dei dubbi che si hanno spedendo la documentazione aziendale via email. Spedire un file zip è facilissimo esattamente come caricare i file su Dropbox, ma anche gli interrogativi rimangono:

• il mio agente sarà leale o consegnerà i documenti al prossimo concorrente con cui vorrà lavorare?
• li lascerà al cliente perdendo il controllo della distribuzione dei file riservati?
• avrà l’ultima versione o si ostinerà ad usare la prima che ha ricevuto andando a mostrare cose obsolete e inesatte?
• il mio agente li userà i file che gli consegno oppure li ignorerà?

Questa era un’esigenza comune ai nostri clienti e abbiamo deciso di lavorarci. Così è nato Safetycloud BOX.

Quali problemi risolve?

Distribuzione

Distribuire i file (listini, pdf, power point, excel, ecc…) a tutti diventa semplice come con i più comuni sistemi di file sharing (DropBox & Co.). Carichi i file sulla piattaforma e nei PC degli agenti vengono copiati appena il PC si connette a Internet. Gli aggiornamenti faranno sparire le vecchie versioni, in modo da far usare sempre la versione aggiornata degli strumenti che l’azienda vorrà fornire

Sicurezza

I dati di quei file restano legati all’account dell’agente, un account rigorosamente sotto il controllo dell’azienda. In ogni istante sarà possibile rimuovere un utente e la piattaforma si preoccuperà di rendere inaccessibili i file rimasti sul device (pc, tablet, smartphone…).
Safetycloud Box permette di verificare chi usa e accede ai documenti. Permette quindi di comprendere il commitment reale di un agente, quanto lavora per voi, quante volte vengono riesce a mostrare i vostri power point a potenziali clienti, quante volte si forma con le risorse che gli avete fornito. Inoltre la piattaforma è dotata di un sistema di reportistica completo in grado di soddisfare le necessità di analisi di queste informazione che hanno normalmente i manager e la direzione commerciale.

Questo innovativo DropBox Aziendale “on steroids” funziona su tutte le piattaforme?

Safetycloud BOX funziona su:

• PC Windows 32 e 64 bit
• MAC OS X
• Smartphone Apple e Android
• Tablet Android e iOS
• VDI
• Citrix XenApp
• VMware Horizon